De biblioteca a centre documental virtual

Fitxer de la biblioteca del Centre Corporatiu

Fitxer de la Biblioteca del Centre Corporatiu

Un dia qualsevol de l’era predigital, a la Biblioteca del Centre Corporatiu de l’Institut Català de la Salut, un usuari s’acosta al taulell i demana un llibre de medicina que no es troba a la sala. El bibliotecari pren nota de la petició, cerca el llibre en el catàleg de paper, omple amb lletra clara el formulari de sol·licitud de documents, el fica dins d’un sobre i hi escriu l’adreça d’una biblioteca llunyana, potser de Lleida, de Salamanca o de València. El sobre viatja a través del correu intern i, dues setmanes o potser un mes més tard, el bibliotecari rep el volum sol·licitat i truca per telèfon a l’usuari perquè el passi a recollir.

La generalització dels ordinadors i el desenvolupament de la World Wide Web han revolucionat la manera com s’accedeix a la informació. Això, en el sector de la documentació, ha suposat haver de capgirar completament la manera de treballar. Fa trenta anys a la taula d’un bibliotecari hi havia fitxes de cartró, una màquina d’escriure, sobres, tisores i una fotocopiadora sorollosa i lenta. Poc després va arribar el fax, l’ordinador, el CD-ROM, l’escàner… Internet va canviar-ho tot, i a alguns els va costar d’adaptar-s’hi.

La Biblioteca del Centre Corporatiu, l'any 2007, abans de tancar al públic.

La Biblioteca del Centre Corporatiu, l’any 2007, abans de tancar al públic.

El 1996, a la Biblioteca, situada a la segona planta del Centre Corporatiu, hi treballaven cinc persones. Atenien les peticions dels usuaris, que eren fonamentalment professionals del Centre Corporatiu i dels centres d’atenció primària de Barcelona que buscaven informació especialitzada per dur a terme la seva tasca assistencial, investigadora o docent. Aquell any es va fer la primera reestructuració del servei i es va crear el Centre Documental, com a espai virtual especialitzat en informació d’atenció primària i de gestió sanitària. La revolució va començar llavors. El correu electrònic va començar a substituir el correu intern, les bases de dades en CD-ROM van anar reemplaçant els catàlegs en paper i els programes de bases de dades van rellevar, de mica en mica, els llibres de registre. El canvi es va produir lentament, no tant per les limitacions tecnològiques com per les resistències personals. “Va fer falta molta formació, tant per als usuaris com per als professionals mateixos que hi treballàvem”, explica Elena Bilbao, treballadora del Centre Documental. “Aviat, però, els avantatges es van fer evidents per a tothom”.

Versions digitals

A principi del nou mil·lenni es van començar a fer les primeres subscripcions a revistes electròniques. Les versions digitals van conviure amb les de paper fins al 2012, quan es van donar de baixa totes les subscripcions a revistes impreses que quedaven.

Al final de 2003, el Centre Documental va contractar l’aplicació GTBib-SOD, que encara fa servir ara, amb una versió posterior. Es tracta d’un programari que permet gestionar de manera integral el servei d’obtenció de documents. “En aquell moment, tots els processos es van començar a agilitzar, especialment a partir de la incorporació de l’escàner, que ens va permetre digitalitzar els articles”, recorda Bilbao.

La Biblioteca de l’ICS estava inclosa, des de mitjan dels anys noranta, a la Coordinadora de Documentació Biomèdica, que aplegava col·leccions de biblioteques especialitzades en biomedicina de Catalunya, i al catàleg col·lectiu C-17, que agrupa les col·leccions de revistes de ciències de la salut de mig miler de biblioteques de l’Estat espanyol. Era una biblioteca pública i això volia dir que podia entrar-hi qualsevol persona del carrer a consultar els llibres i articles científics. La majoria d’usuaris, però, eren persones que treballaven a centres d’atenció primària de Barcelona i a la seu de l’ICS.

El 2003 es va crear la Xarxa de Biblioteques de l’ICS que incloïa les col·leccions bibliogràfiques d’hospitals i de centres d’atenció primària gestionats per l’entitat, excepte les de la Biblioteca de l’Hospital de Bellvitge, que administrava directament la Universitat de Barcelona. La creació d’aquesta Xarxa va permetre coordinar la compra de recursos comuns, agilitzar el préstec interbibliotecari i desenvolupar una base de dades única per facilitar que els professionals accedissin als documents de l’ICS. L’any següent, el Centre Documental va entrar a formar part de les biblioteques especialitzades de la Generalitat de Catalunya.

Inundació

L’any 2006 es va produir una inundació al segon soterrani, on es conservava la major part del fons històric del Instituto Nacional de Previsión. S’hi van perdre molts documents. Bilbao en recorda la data, “era un 2 de setembre”, com una de les més tristes que ha viscut a la casa. Entre els anys 2006 i 2011, el Centre Documental va ser biblioteca de referència de l’Organització Mundial de la Salut (OMS). Això suposava rebre de manera periòdica les publicacions que editava l’entitat. Quan el nombre de subscripcions a revistes en paper es va convertir en anecdòtic, el Centre va deixar de ser biblioteca de referència de l’OMS. Tot i així, de tant en tant, es continuen rebent llibres i informes editats per l’agència internacional.

Mentrestant, el Centre Documental s’anava modernitzant. L’adquisició de recursos comuns, com les bases de dades d’EBSCO o d’Elsevier, permetia millorar el servei que s’oferia als usuaris. L’any 2011 es va crear un espai del Centre Documental a la intranet de l’ICS, a través del qual es pot accedir a les bases de dades a què està subscrit el Centre i a la informació dels serveis que ofereix. Aquell any també es va tancar al públic la Biblioteca de la segona planta del Centre Corporatiu, que ja no tenia sentit mantenir oberta atès que no s’hi incorporaven nous volums.

Al final de 2012, com a mesura de racionalització, es va prendre la decisió de conservar només les subscripcions a recursos relacionats amb l’atenció primària i amb la gestió, que són els àmbits en què el Centre està especialitzat.

Moment de reptes

Ara, el Centre Documental es troba en un moment de reptes. Bilbao en destaca, sobretot, la possibilitat d’oferir als usuaris accés als recursos del Centre Documental des de fora de la xarxa de l’ICS i la realització d’activitats de formació a través del campus virtual. La catalogació del fons de la Biblioteca de l’Hospital Arnau de Vilanova de Lleida, que es va traslladar l’any passat des del magatzem que l’ICS té al carrer Santander de Barcelona, és una altra d’aquestes fites. El 2007 es va acordar que el Centre Documental havia de ser el custodi dels fons comuns de les biblioteques de l’ICS, de manera que periòdicament rep exemplars antics de revistes en paper de biblioteques de diversos hospitals de la institució.

L'arxiu del primer soterrani

L’arxiu del primer soterrani

El fet de seleccionar i encabir tot aquest material no és una tasca fàcil. Actualment, el Centre Documental disposa de més de 800 títols en paper catalogats, que estan repartits entre la Biblioteca de la segona planta del Centre Corporatiu i els espais d’arxiu que el Centre Documental té al primer i al segon soterrani de l’edifici. A banda del fons catalogat, hi ha un nombre elevat de documents sense catalogar, molts dels quals provenen de donacions d’institucions i de particulars. Una part d’aquest fons no hi cap, al Centre Corporatiu. Per poder-ho col·locar tot, s’estan habilitant 200 metres lineals de prestatgeries al soterrani de l’edifici, que s’afegeixen als 660 que hi ha ara.

Serveis personalitzats

Però el valor del Centre Documental no es troba tant en la custòdia i la classificació de documents com en els serveis que ofereix. “Som molt més que una porta d’accés a revistes o llibres”, explica Bilbao, i afegeix a continuació: “oferim serveis d’obtenció de documents i d’alertes temàtiques i bibliogràfiques, i també fem assessorament i formació”.

L’espai del Centre Documental a la Intranet, que es troba dins el menú de Recerca, permet accedir a més de 500 publicacions periòdiques especialitzades en atenció primària i en gestió sanitària. També permet consultar divuit bases de dades especialitzades en ciències de la salut, d’entre les quals destaquen Up to Date, Best Practice de BMJ, Fisterra i ISI Web of Knowledge. A través de la Intranet també es pot accedir a la darrera edició del manual de referència en medicina interna Harrisson’s Principles of Internal Medicine, i a sis enllaços a recursos jurídics.

Elena Bilbao, a l'arxiu del Centre Documental

Elena Bilbao, a l’arxiu del Centre Documental

Actualment, al Centre Documental, hi treballen dues persones: en Manuel Lupiáñez i la mateixa Elena Bilbao. Aquests professionals van atendre l’any 2013 més de mil consultes d’usuaris per correu electrònic i per telèfon. També són els encarregats de gestionar els serveis que ofereix el Centre com ara el servei d’alertes bibliogràfiques, que ofereix informació seleccionada als usuaris que hi estan subscrits. Les persones que sol·liciten el servei reben per correu electrònic, de manera periòdica, els sumaris de les publicacions que han demanat. L’any 2013 hi havia 900 usuaris donats d’alta en aquest servei, que van rebre un total de 1.365 alertes per correu. D’altra banda, el servei d’alertes temàtiques ofereix als usuaris que el sol·liciten una llista de referències bibliogràfiques indexades a Pubmed durant el darrer mes, sobre els temes que han seleccionat. Actualment, el Centre ofereix 84 referències temàtiques. El 2013 hi van haver 120 usuaris del servei d’alertes temàtiques, que van rebre un total de 839 d’avisos per correu electrònic.

Finalment, el servei d’obtenció de documents ofereix una còpia de textos que són necessaris per dur a terme tasques pròpies dels llocs de treball a l’ICS. Al final de 2013 hi havia 1.233 usuaris registrats al servei que van realitzar un total de 3.435 peticions, de les quals 2.367 procedien de fons del mateix Centre Documental.

A l’era digital, qualsevol persona pot accedir a una gran quantitat d’informació, de manera immediata, fent un sol clic al ratolí. Ara, el repte és saber quina informació és pertinent i quina no ho és, i interpretar-la correctament. Aquesta tasca la realitzen els professionals del Centre Documental, que ja fa temps que han tancat en un armari les fitxes de cartró, la màquina d’escriure, els sobres, les tisores i la fotocopiadora sorollosa i lenta.

Anuncis
Aquesta entrada ha esta publicada en Efemèrides. Afegeix a les adreces d'interès l'enllaç permanent.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out /  Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out /  Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out /  Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out /  Canvia )

S'està connectant a %s